Юрлицам

Электронный документооборот

ЭТО ВЫГОДНО

  • сокращение затрат на бумагу, почтовые, транспортные расходы и хранение документов (электронный архив); сокращение временных затрат;
  • мгновенная доставка электронных документов; возможность обмениваться документами с поставщиком электроэнергии в режиме он-лайн; предусмотрен контроль статуса документа (отправлен, получен, подписан и т. д.);
  • упрощение предоставления документов в контролирующие органы.

На сегодняшний день в электронный вид переведены следующие документы:

  • плановый и итоговый счета на оплату PDF;
  • счет-фактура XML;
  • акт приема-передачи электроэнергии XML;
  • акт сверки PDF;
  • ведомость электропотребления XL.

ЭТО БЕЗОПАСНО

Электронные документы подписываются усиленной электронной подписью (ЭП). Согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи» они имеют равную юридическую силу с бумажными документами. Дублирования электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, на бумажных носителях не требуется.

  • в соответствии со ст. 169 HК РФ счёт-фактура может быть выставлена в электронном виде;
  • согласно федеральному закону № 63-ФЗ документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному, подписанному собственноручно;
  • федеральный закон «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ разрешает составление первичных бухгалтерских документов в электронном виде.

ЭТО БЕСПЛАТНО


НАЧАТЬ ПРОСТО!

Для перехода на электронный документооборот с ПАО «Вологдаэнергосбыт» необходимо:

  1. Если вы еще не являетесь участником электронного документооборота (ЭДО), зарегистрироваться на сайте любого Оператора ЭДО и подключиться к данной услуге. При выборе Оператора ЭДО, с которым взаимодействует ПАО «Вологдаэнергосбыт», регистрация осуществляется на сайте sbis.ru
  2. Получить электронную подпись в любом аккредитованном удостоверяющем центре либо использовать имеющуюся электронную подпись.
  3. Распечатать и подписать два экземпляра* дополнительного соглашения ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
  4. Направить (либо передать) подписанные экземпляры Соглашения об электронном документообороте в ПАО «Вологдаэнергосбыт».

После подписания один экземпляр Соглашения об электронном документообороте будет возвращен потребителю.

Электронный обмен документами начнется со следующего после подписания Соглашения об электронном документообороте месяца.

*ПАО «Вологдаэнергосбыт» взаимодействует с Оператором ЭДО ООО «Компания «Тензор» с использованием Системы электронного документооборота СБиС (sbis.ru).
Если у вашей организации уже есть действующий личный кабинет в СБиС ООО «Компания «Тензор», в пункте 2 Соглашения в качестве Оператора электронного документооборота Потребителя необходимо указать ООО «Компания «Тензор». И все документы будут приходить в этот личный кабинет.
Если вы выбрали другого Оператора ЭДО, в пункте 2 Соглашения необходимо указать наименование вашего Оператора ЭДО. Регистрация в личном кабинете в СБиС ООО «Компания «Тензор» в этом случае не требуется.


Ответы на часто задаваемые вопросы

Сколько стоит получение электронных документов?

Получение электронных документов – услуга бесплатная.



Почему мы должны распечатывать документы на своей бумаге?

Электронные документы распечатывать не обязательно. Все зависит от того как устроен учет у Потребителя. Операторы ЭДО гарантируют хранение электронных документов в течение всего срока исковой давности, т.е. 3 года. При необходимости можно зайти в личный кабинет ЭДО, распечатать соответствующий документ и заверить подписью.



На основании каких законов работает обмен электронными документами?

Электронные документы юридически равнозначны бумажным на основании ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ. Для некоторых типов документов есть отдельные законы, допускающие предоставление их в электронной форме. Так, счета-фактуры регламентируются Налоговым кодексом РФ, бухгалтерские документы (акты, накладные) – ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, договоры – Гражданским кодексом РФ.

1. Электронные документы приравниваются к бумажным в соответствии с федеральным законом 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Пункт 1 ст. 6 гласит: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

2. Разрешение перехода в электронный вид для каждого типа документов может прописываться отдельными нормативными актами:

a. Для счетов-фактур – п. 1 ст. 169 НК РФ «… Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме …»

b. Для других первичных бухгалтерских документов (акты, накладные) – п. 5 ст. 9 федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

c. Для договоров – п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использованием при совершении сделок … электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом …»



Как обеспечивается юридическая значимость документов, передаваемых через СБиС?

Для большинства документов (договоры, накладные, акты и др.) для обеспечения юридической значимости достаточно, чтобы документ был подписан действующей квалифицированной электронной подписью. Для счетов-фактур необходимо соблюдение еще двух дополнительных условий:

· выставление (получение) счета-фактуры было произведено черед оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС в соответствии с регламентом, утвержденным приказом ФНС №174н;

· формат электронного счета-фактуры полностью соответствует требованиям приказа 04.03.2015 NММВ-7-6/93@;

· счет-фактура подписана электронной подписью, которая выдана удостоверяющим центром (Далее – УЦ), входящим в сеть доверия ФНС.

При использовании системы СБИС все эти условия выполняются.



При каких условиях электронный счет-фактура считается выставленным от продавца, и какая дата считается датой выставления?

Счет-фактура считается выставленным в электронном виде, если продавец получил два документа:

- подтверждение даты отправки от оператора ЭДО;

- извещение о ее получении от покупателя.



При каких условиях электронный счет-фактура считается полученным покупателем, и какая дата считается датой получения?

Счет-фактура считается полученным в электронном виде, если у покупателя имеется:

·  подтверждение даты получения от оператора ЭДО;

·  подтверждение даты отправки продавцу извещения о получении счет-фактуры

По выставлению, получению счета-фактуры (Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н):

«1.10. Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота.

Счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта.

1.11. Датой получения покупателем счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю Оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора электронного документооборота.

Счет-фактура в электронной форме считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта»



Как можно электронные документы будет предоставить в ФНС, аудиторам, в суд?

Предоставить электронные документы в налоговую очень просто - в СБИС есть специальный мастер, который помогает собрать, подготовить и отправить документы в налоговую в электронном виде через интернет.

Для суда, аудиторов или казначейств (для бюджетников) обычно достаточно предоставить бумажную копию электронного документа. В этом случае на документе будет специальный штамп с информацией о подписантах. Кроме того, эту копию можно заверить обычной подписью и печатью.



Почему электронный счет-фактура подписывается только подписью руководителя?

В соответствии с законом. В статье 169 Налогового кодекса прописано, что электронные счета-фактуры подписываются только одной подписью – руководителя или уполномоченного лица.



Кроме актов, накладных, счетов-фактур, какие еще документы могут быть электронными?

Любой документ, в правилах ведения которого четко не указано обязательное наличие бумажного экземпляра, может быть электронным.



Какие подписи можно использовать для ЭДО? Какие УЦ? А можно ли использовать подписи для электронных торгов и клиент-банка?

Для ЭДО необходимо использовать только квалифицированные ЭП (приказ ФНС 174н). В СБИС возможно использование ЭП, выпущенных любым УЦ, включенных в сеть доверия ФНС.

ЭП для электронных торгов могут использоваться, но при условии, что в сертификате содержится информация о компании, на которую эта ЭП выдана (в частности, ИНН). Использовать подписи для клиент-банка не получится по той же причине. Там, как правило, информации о компании нет, или они выдаются УЦ, которые не входят в сеть доверия ФНС.



Как обеспечивается защита данных от несанкционированного доступа? Как обеспечивается защита серверов и гарантия их работоспособности?

1. Все данные, проходящие через оператора ЭДО, хранятся только в рамках защищенного и сертифицированного центра обработки данных (Далее – ЦОД):

·  хранение данных построено на масштабируемой grid-архитектуре с использованием системы IBM XIV

·  сетевая защита данных организована с помощью межсетевых экранов Cisco ASA и коммутаторов Cisco Catalyst (сертифицированных ФСБ и ФСТЭК);

·  в помещении ЦОД организована круглосуточная охрана, внешнее и внутреннее видеонаблюдение, пропускная система;

·  выполнено дублирование всех систем (каналы связи, энергоснабжение, RAID-массивы);

·  дежурная бригада специалистов ведет круглосуточный мониторинг работы системы;

·  для шифрования данных используется программно-аппаратный комплекс КриптоПро HSM, обеспечивающей шифрование по ГОСТ 28147-89

2. Каждому клиенту для хранения своих документов выделяется индивидуальный аккаунт. Доступ в аккаунт получают только авторизованные пользователи. Авторизация может выполняться либо с использованием ключа электронной подписи, либо по логину-паролю. Для хранения паролей используется формат PBKDF-2 (гораздо более надежный, чем MD5). При этом можно дополнительно настроить sms-подтверждение и ограничение по ip-адресу.

3. Все действия пользователей записываются в специальный журнал событий, позволяющий четко установить автора и время изменения данных.

4. Для передачи данных между "облаком" и "клиентом" используется только защищенный протокол https. При этом шифрование организовано на базе SSL-сертификата Thawte, который исключает перехват данных третьими лицами.

При необходимости может быть организована дополнительная защита передаваемых данных с использованием криптошлюза VipNet Coordinator



Где и как хранятся электронные документы, в течение какого времени?

Прежде всего, электронные документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует всем действующим нормативам защиты. Также, при желании, можно организовать локальный архив электронных документов. Проще всего это сделать с помощью утилиты (https://help.sbis.ru/help/integration/). В этом случае все документы, которые вами отправлены или получены, будут сохраняться в локальном каталоге на вашем сервере. Также при необходимости можно настроить их загрузку в вашу учетную систему. Время хранения документов не ограничено.



Зачем нужен оператор электронного документооборота, почему передавать электронные документы нельзя по электронной почте?

В соответствии с приказом 174н ФНС электронные счета-фактуры обязательно должны идти через оператора ЭДО. Оператор ЭДО является третьим, незаинтересованным лицом между поставщиками и контрагентами и всегда сможет подтвердить факт выставления того или иного документа. Кроме этого, он может дать акт технической экспертизы о том, проходил ли документ через оператора или нет.



Что делать, если потребуется бумажная копия?

Необходимо открыть электронный документ, распечатать. Данный документ будет точь-в-точь как бумажный. Его необходимо заверить подписью и печатью потребителя.



Как необходимо загружать входящие документы?

Для программ семейства 1С есть такая возможность https://help.sbis.ru/help/integration/1C_set/modul/. Для других систем ее необходимо настроить.



Мы работаем с другим Оператором ЭДО. Мы сможем получать ваши документы, раз вы работаете с Тензором? А что с роумингом?

Технически мы можем настроить роуминг. Но это, как правило, не нужно. С ключом любых операторов потребитель Вологдаэнергосбыта может бесплатно получать документы в личном кабинете Оператора «Тензор» (СБИС).